Quer iniciar um novo projeto? Saiba como reduzir custos na empresa!

É sabido que em mercados altamente voláteis custos fixos representam pouca liquidez no fluxo de caixa. Isso, porque em situações de baixo desempenho, as despesas de natureza fixa têm seus valores retirados do caixa de qualquer maneira, o que não ocorre com custos variáveis, que acompanham o resultado organizacional.

Ao iniciar um novo projeto ou mesmo para aumentar a eficiência operacional, muitas empresas optam por trabalhar com estruturas enxutas, mas não sabem necessariamente como reduzir custos na empresa. Quer saber como realizar essa façanha? Continue a leitura deste artigo!

Faça um mapeamento de processos e entenda a estrutura do seu negócio

O primeiro passo é estabelecer as prioridades financeiras da empresa. Para isso é preciso analisar todos os processos individualmente, por meio de ferramentas que auxiliam essa função:

  • Indicadores de performance (KPI — Key Performance Indicator) são utilizados para mensurar o desempenho de pessoas e processos em diferentes aspectos. Podem ser, por exemplo, taxa de ociosidade, que apontam gargalos na eficiência operacional e a consequente necessidade de treinamentos ou demissões, que impactam diretamente na saúde financeira do negócio;

  • Ciclo de Deming, ou PDCA (Plan, Do, Check e Action) é um processo cíclico em que são observados resultados para novamente realizar ações de correção e assim por diante. Nessa ferramenta é possível analisar, por exemplo, a implantação de um novo aplicativo corporativo e seus resultados na cultura organizacional da empresa;

  • Matriz BCG ou GE podem ser utilizadas para analisar o portfólio de produtos da empresa, em função do seu ciclo de vida, e de seus processos, relacionados aos custos de produção, demanda, necessidade de manutenção de estoques, entre outras decisões;

  • Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) que relaciona-se não só a fatores internos, mas também externos, que impactam diretamente o desempenho da empresa em diversos processos, e, consequentemente, os custos de cada um deles;

  • Orçamento Base Zero (OBZ) propõe uma análise das prioridades da empresa e deve ser implantada para determinar o custo mínimo operacional que possibilite média desejável de eficiência e produtividade.

Crie metas para a redução de custos

Que sejam abrangentes e realizáveis. Nesse sentido, um método interessante a ser utilizado é o SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Time-based).

Após determinado o objetivo, por meio dessa ferramenta é possível analisar o nível de importância do projeto em função do tempo hábil necessário para ser realizado ou o quão urgente é a necessidade de implantação desses recursos. Além disso, é importante mensurar cada variável e monitorar todos os resultados.

Ao analisar o setor administrativo da empresa, por exemplo, é possível reduzir consideravelmente o gasto com impressões por meio do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que além da redução de custos, aumenta a escalabilidade e a agilidade na busca de informações, o que também aumenta a eficiência organizacional.

Envolva toda a organização nesse processo

Criar metas é importante, mas para ser eficiente exige o comprometimento coletivo pelos resultados a serem alcançados. Nesse sentido, o fluxo e a transparência da informação são importantes para aumentar o apoio e envolvimento da equipe.

Demonstre com números, o quanto aquela redução de custos é significativa e como a melhoria de processos deve ser levada a sério para que seja benéfica para todos. O engajamento também pode ser alcançado por meio de reuniões com reconhecimento desse comprometimento, ou na prática de ações sugeridas pelos próprios colaboradores.

Analise sua relação com fornecedores

É preciso verificar essa relação constantemente, já que os fornecedores devem alinhar suas estratégias e oferecer valor aos objetivos da empresa. Para tal, é necessário verificar e prever as demandas dos clientes e exigir mais flexibilidade nos pedidos e nos serviços dos fornecedores, adequadas a essas mudanças.

Além disso, a gestão de contratos e a análise de outro KPI chamado SLA (Service Level Agreement) pode ajudar a estabelecer acordos mais proveitosos à medida que se analisa o custo-benefício dessa relação.

Estude e renegocie as condições de compra, confira preços praticados por concorrentes, brigue por prazos e condições facilitadas e permaneça fiel à aqueles que são flexíveis às suas demandas, mas não se abstenha em uma possível troca que traga mais benefícios para o seu fluxo de caixa.

Caso tenha dívidas junto aos fornecedores, explique a situação financeira da empresa, negocie condições de pagamento que possam ser realmente cumpridas e mantenha a relação positiva para não prejudicar sua credibilidade no mercado.

Implemente inovação e utilize novas tecnologias

O uso de aplicativos para a melhoria da gestão e organização de processos é um caminho que além de aumentar a eficiência ainda permite racionalizar com maior precisão os recursos necessários para o funcionamento da empresa, como energia elétrica e água.

Existem, nesse sentido, diversos tipos de aplicativos para empresas que podem otimizar rotinas que antes eram manuais, e por meio de uma maior produtividade, possibilitar cortes de despesas significativas, como na folha de pagamentos, por exemplo.

Algumas soluções para redução de custos abrangem automação em áreas como:

  • ordens de serviço;

  • ações de trade marketing;

  • controle financeiro integrado com fluxo bancário;

  • força de vendas;

  • CRM (Customer Relationship Management);

  • TMS (Transportation Management System).

Verifique a taxa de turnover de funcionários

A taxa de turnover diz respeito à falta de manutenção de talentos na empresa, ocasionada pela falta de motivação no ambiente organizacional (salários incompatíveis, impossibilidade de ascensão profissional, falta de harmonia no ambiente…) e se relaciona diretamente com o setor financeiro pelo custo que ela representa para empresa.

Isso, porque a contratação e a demissão de funcionários oneram muito as despesas organizacionais, além de ser impossível falar de corte de custos sem mencionar a eficiência na folha de pagamentos, que abrange valores gastos com qualificação profissional, lanche, tempo ocioso, horas extras até passivos trabalhistas.

Para aumentar a eficiência e reduzir custos com mão de obra é preciso verificar, por meio das ferramentas descritas anteriormente, a real necessidade daquela função para empresa e evitar custos desnecessários, como horas extras.

Para reduzir essa despesa por exemplo, implemente um banco de horas, registre todo o tempo de trabalho excedente e controle, por meio de aplicativos que reduzam a ocorrência de erros e garanta a eficácia do processo, as folgas que serão dadas em função desse tempo sobressalente.

Terceirize atividades

Uma boa forma de reduzir custos é transformar despesas fixas em variáveis por meio do Business Process Outsourcing (BPO). Após analisar procedimentos internos, definir as atividades terceirizáveis e escolher parceiros adequados são transferidas funções não relacionadas ao core business a profissionais sem vínculo empregatício com a empresa.

Essa remodelagem da estrutura organizacional além de possibilitar a redução considerável de custos ainda aumenta a produtividade do negócio, dado o nível de qualificação das equipes de trabalho, acostumados a lidar com atividades específicas, maior rapidez de resposta às demandas e a possibilidade dos colaboradores trabalharem com o que realmente impulsiona resultados.

Seja feita no âmbito de produtos, pessoas ou processos, a redução de custos numa empresa permite flexibilidade em situações adversas, e agora que você já sabe como reduzir custos na empresa, siga-nos no Facebook e LinkedIn e acompanhe novos artigos para aumentar sua eficiência organizacional!

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